10 dicas práticas para facilitar reuniões com times remotos

10 dicas práticas para facilitar reuniões com times remotos

Muitas equipes se transformaram em times remotos para se adaptar ao cenário da pandemia. E passaram a fazer reuniões por aplicativos online. Se esse também é o seu caso, tenho duas recomendações.

  1. A primeira é que você faça a leitura do Pequeno guia de etiqueta para reuniões remotas, em que eu falei sobre como se comportar durante as reuniões.
  2. A segunda é conferir a seguir 10 dicas muito úteis para você preparar o terreno e garantir que suas reuniões com times remotos sejam mais efetivas, mais rápidas e melhores. Vamos lá?

1) O importante, quando se trata de facilitar uma reunião remota, é o foco

Nós sabemos que no ambiente de home office tudo pode acontecer. Desde uma interrupção pequena, como um bichinho de estimação que decide exigir atenção em um momento inconveniente. Até mesmo uma queda de luz, que acaba com a reunião na hora, não está descartada.

Vamos usar nosso tempo da melhor forma possível.

Nosso trabalho, participando ou facilitando uma reunião remota, é fazer tudo para garantir o foco das pessoas nesse momento síncrono. Por isso, temos que nos esforçar para alcançar o objetivo da reunião no tempo estabelecido.

2) É altamente relevante que o objetivo da reunião esteja claro para todo mundo

Alinhar o objetivo da reunião é uma maneira importante de garantir o foco dos times remotos no que importa. Quanto mais claro estiver o objetivo da reunião, maior o engajamento do grupo para alcançar o objetivo. 

Por isso, quando mandar seu convite para a reunião, escreva o propósito. Assim, as pessoas convidadas poderão facilmente priorizar o compromisso entre outros que possam ter.

Se possível, defina uma pauta. Faça uma lista de assuntos que serão tratados na reunião para que você possa alcançar o objetivo dela.

Por exemplo…

Objetivo da reunião é: Articular a estratégia de marketing para entrarmos na Grande Porto Alegre – RS. Pauta: apresentar parceiros comerciais; definir quais serão as campanhas nas redes sociais;  e qual arte será usada na mídia Out of Home.

3) A agenda é um poderoso aliado no desafio do trabalho distribuído a times remotos

Peça que o time remoto (e outros stakeholders importantes) mantenham suas agendas abertas para visualização. E também encoraje-os a aceitar ou recusar convites de reunião.

Se a ferramenta usada não permitir compartilhamento da agenda, ter os convites resolvidos já ajuda bastante.

Assim, fica bem mais fácil descobrir que horas todo mundo pode participar e economizamos tempo. Você pode ainda cancelar quando algum membro importante da reunião não puder comparecer.

4) Familiarize-se bem com a ferramenta usada pela sua empresa em reuniões remotas

Nesse período, ferramentas e processos estão emergindo e sendo inseridos no dia a dia dos times remotos.

Quanto mais você estiver familiarizado com a ferramenta, mais rápido os problemas decorrentes dela serão resolvidos. Tanto quando estiver ajudando ou resolvendo você mesmo o problema.

5) Comece a reunião revisando o objetivo e a pauta da reunião

Não dá para garantir que todo mundo leu o convite, e tudo bem… Faz parte. Todos os times remotos estão bem atarefados se adaptando a essa nova maneira de trabalhar.

Não deixe de revisar os objetivos da reunião logo no início.

6) Quando estiver em uma reunião remota, fique atento a quem entra e quem sai da ligação, e a quem pede licença pelo chat

A maioria das ferramentas de reunião tem uma lista de convidados e normalmente mostra quem está falando.

Saber quem está na sala e quem está interagindo é uma informação importante na priorização dos assuntos da reunião. Além de poder te economizar um tempão.

7) Não deixe de fazer check ins e check outs

O check in é uma técnica maravilhosa para trazer quem está na sala para o momento presente e deixar as preocupações do lado de fora da reunião. Precisamos do foco completo do participante, mais uma vez, para garantir que os objetivos sejam cumpridos.

Da mesma forma, um check out faz com que a pessoa se centre novamente e se prepare para dar atenção a outros assuntos.

8) Antes de sair da reunião, revisite os principais resultados

Antes do check out, revisite os resultados, para que os times remotos presentes saiam com a clara compreensão do que foi atingido. Esse momento é importante para mensurar se o objetivo da reunião foi cumprido, o que falta e se outra reunião vai ser necessária.

9) Para reuniões longas, dê pausas pequenas a cada hora

Uma reunião longa é como um avião. Deveríamos mexer as pernas por alguns minutos a cada hora de voo. Com uma pausa coletiva, dá para todo mundo se mexer e ir ao banheiro sem perder muito da discussão.

10) Tente fechar sua reunião um pouco antes

Já olhou a sua agenda e percebeu que todo mundo marcou reuniões uma coladinha com a outra? Não é incomum, é só clicar em um link para mudar de sala, né? O que a gente esquece, fazendo isso, é que os times remotos também precisam se preparar antes de uma reunião. 

Se você conseguir terminar a sua reunião entre cinco e dez minutos antes do horário marcado, já pode oferecer um precioso momento de descompressão para os participantes, que podem usar esse tempo para juntar tudo o que for necessário para a reunião seguinte.

Comece a aplicar as dicas!

O legal dessas dicas que eu dei aqui é que já dá para usar tudo amanhã mesmo. Então, não perca tempo! Salve esta página nos favoritos ou dê um print para relembrar tudo antes da próxima reunião com seu time remoto.

Quer aprender mais sobre facilitação de reuniões online?

Dê o play  no episódio 31 do Love The Problem, que tem mais dicas além dessas que estão aqui.

Que tal um exemplo prático de trabalho remoto?

Em menos de 10 minutos, Avelino Ferreira, Agile Expert e Trainer na K21, explica de forma sucinta como fazemos o home office por aqui!

Para seu dia a dia…

Se você também está precisando de ferramentas para trabalhar online com seus times remotos, dê uma olhadinha no artigo Ferramentas para trabalho remoto.

E depois, conte pra gente nos comentários como foi usar essas dicas! 😉 

A gente se vê por aí…

Autor(es)

Maisa Leite Fonseca

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