5 dicas para não fazer uma reunião que poderia ser e-mail

28/07/2021
4 min de leitura

A reunião tem como objetivo o alinhamento de questões/assuntos/decisões/problemas com outros membros da equipe, além da resolução e orientações sobre problemas específicos. No entanto, à vezes vezes após um encontro, você não fica com uma sensação de que nada foi resolvido e que não saímos do lugar inicial?

Se a equipe está em home office, as reuniões remotas podem ficar ainda mais cansativas quando não são bem planejadas. Colegas e colaboradores relutam em ligar a câmera? Isso pode significar que o formato da reunião não está funcionando muito bem.

Ou, então, quem nunca passou pela sensação de estar fazendo um monólogo sobre um assunto que deveria ser debatido em equipe? O contrário também pode acontecer: quando você se vê na posição de ouvinte, quando foi convidado para compartilhar sua opinião.

As reuniões precisam de uma atenção para serem executadas, e essa atenção inicia no planejamento, que no mundo online (home office) exige ainda mais dos facilitadores. Qual o melhor formato para fazer as pessoas engajarem na reunião?

A partir desses casos, surge a questão: será que essa reunião não poderia ter sido um e-mail? Afinal, se não for para discutir em grupo e chegar em um objetivo, seria melhor poupar tempo e enviar um comunicado geral, não é mesmo?

Mas, quando falamos de Agilidade e de um time Scrum, os momentos de reunião são essenciais. Até porque são indispensáveis para uma melhor comunicação e integração do time, além de um facilitador na hora de superar os desafios em grupo. 

Pensando nisso, confira, a seguir, dicas práticas de como fazer uma reunião produtiva e manter a equipe motivada e engajada durante a conversa.

1. Defina um propósito de valor para a reunião

Em primeiro lugar, é preciso definir qual o real objetivo daquele encontro, de forma clara e, de preferência, específica. Não adianta querer resolver todos os problemas do mundo em uma reunião de 30 minutos.

É importante pensar em propósitos tangíveis que cheguem em um resultado ao final da reunião. Por exemplo, se o objetivo é pensar em uma solução para um projeto que não teve feedbacks positivos por parte dos usuários, é preciso chegar ao encerramento com pelo menos uma resposta para esse problema.

Parece um pouco óbvio, mas isso nos ajuda a perceber se aquela reunião realmente tem um sentido de existir e quem precisa estar nela. Não é necessário mobilizar todo um time caso o problema possa ser resolvido apenas com o Product Owner e o Time de Desenvolvimento, por exemplo.

2. Monte uma pauta que conduza a reunião para resolver um problema

Assim como em qualquer processo, o segredo de uma reunião está no planejamento. É preciso seguir uma linha de raciocínio para que todos compreendam quais as dores e os problemas que aquele encontro tem o objetivo de solucionar. 

Pensando nisso, a dica é: não faça uma reunião se não tiver uma pauta definida. Sem um documento para orientação do que precisa ser tratado, você corre o risco de transformar as reuniões em conversas que não levam a lugar nenhum. 

Tente mapear quanto tempo levará cada tópico para ser o mais objetivo possível. Ao final da reunião, faça uma espécie de checklist e confira se tudo aquilo que estava na pauta foi discutido. E na hora de compor esse documento, lembre-se de qual é o propósito de valor daquele encontro.

Dica extra: revisar essa pauta no início da reunião. Ajuda no engajamento e ajusta caminhos, se necessário.

3. Deixe claro o tema e não fuja dele

Seguindo o tópico anterior, é importante definir o tema e os principais tópicos que devem ser discutidos naquela reunião. Essa tática nos ajuda a otimizar o tempo e ir direto ao assunto, sem distrações.

Sem um tema definido, corre-se o risco de fazer aquelas reuniões em que vamos deixando o mais importante para o final e na hora do encerramento, percebemos que não discutimos o essencial. E o que acontece? Outra reunião é marcada! 

Então, para evitar essas calls sem propósito, decida uma pauta como foco e tente ao máximo se conter aos problemas que ela traz. Caso seja um assunto muito abrangente, é importante dividi-lo em mais de uma reunião, ou então priorizar os itens mais importantes.

E se no meio do caminho aparecer um assunto que tire o foco, sugira guardá-lo para falar nos minutos finais da reunião.

4. Empatia em primeiro lugar

Outro ponto essencial durante uma reunião é a empatia para agilizar as conversas. Afinal, esses encontros não são uma mera discussão para cada um defender o que acredita. Pelo contrário, é preciso se colocar no lugar do outro para então conseguir chegar em um consenso.

Nas reuniões, é preciso estar aberto aos diversos pontos de vista, saber a hora de expor sua opinião e também quando ouvir.

Em se tratando da reunião remota, também é importante estar atento às “regras de etiqueta” das calls para evitar inconvenientes e conflitos desnecessários.

5. Mostre o valor do conteúdo gerado na reunião

No fim das reuniões, é importante revisar todos os resultados e pontos que foram solucionados ou discutidos. Dessa forma, fica claro para os participantes que aquele encontro teve um motivo para acontecer, além de ser uma forma de saber se os objetivos iniciais foram alcançados.

Quando se demonstra que a reunião foi produtiva, os participantes se sentem mais motivados para os próximos encontros. Mas, se ao final da call você nem mesmo sabe qual o principal assunto abordado nas últimas horas, gera uma sensação de perda de tempo com algo que poderia ter sido um e-mail.

Então, antes de marcar uma reunião é preciso se certificar de que ela tem um real propósito para acontecer. Por exemplo, muitas vezes ela poderia ser substituída por um e-mail, comunicado, comentário no quadro de tarefas, conversas informais, entre outros.

É preciso ter os objetivos bem definidos e utilizar todos os recursos para otimizar o tempo. Afinal, quando se marca uma reunião, você mobiliza diversos membros da equipe por uma boa parte de suas rotinas que já são cheias de compromissos.

É legal estabelecer critérios e marcar reuniões somente quando for necessário. Não tem nada mais desmotivador do que um compromisso burocrático que você sabe que não levará a nada, não é mesmo?

Mas, se apesar de todas essas dicas, você ainda tem a dúvida, há uma ferramenta que pode te ajudar: Should it be a meeting?.

Após responder algumas perguntas como “Você precisa da opinião de mais de uma pessoa?” ou “Há algum problema a ser solucionado?”, a plataforma te dá a resposta se você precisa marcar uma reunião, de fato, ou se pode resolver de outra forma mais simples.

E, para ter reuniões mais rápidas e produtivas, além de times mais comprometidos e eficientes, conheça o treinamento de Técnicas Ágeis de Facilitação da K21.

Escrito por K21

Transformar pessoas e organizações ao redor do mundo é o que nos move. Mais do que ferramentas e métodos, promovemos uma nova cultura, onde negócios e pessoas entregam valor continuamente, experimentando, aprendendo e melhorando diariamente.

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