Eficiência ou eficácia, por onde começar?

04/08/2021
3 min de leitura

Eficiência ou eficácia, por onde começar? Depende (resposta predileta de todo agilista), vamos analisar.

O que é eficácia?

É fazer a coisa certa [Peter Drucker], ou seja, estamos falando do “o quê”. Usando a figura do rio (True Agile), eficácia é a geração de valor ($) para o nosso consumidor final (☀️).

Imagem do Fluxo de Valor da K21. É uma paisagem de um rio. O início é uma nuvem com a palavra hipótese nela. Está chovendo pontos de interrogações sobre duas montanhas. A uma linha ligando a montanha até uma lâmpada acessa com o nome de Concept (Conceito). Após as montanhas aparece o rio dividido em três grandes partes e cada grande parte subdividida em três. Parte 1: Upstream (Cabeceira) do rio é subdividida em Stakeholders (Partes interessadas), Business (Negócios), Product (Produto). O Midstream (Leito) é um quadro de tarefas simples com To do (A fazer) Doing (fazendo) e Done (feito). Abaixo do quadro há a palavra Time (Team). Uma seta que começa no A fazer com uma pequena extensão pontilhada até Produto. O final da seta é o Feito. Abaixo dessa seta está a palavra Agile Team (Time Ágil). A última parte do rio é o Downstream (Foz). Ela é dividida em Validation (Validação), Production (Produção) e User (Usuário). O rio despeja no mar Cash (Dinheiro). Há um ícone de cifrão. Há também uma seta que liga a palavra Conceito até Dinheiro e o nome dessa seta é Lean Organization (Organização Enxuta). Do mar sobem quatro pequenas setas que significam feedback. Elas sobem como se fosse o vapor esquentado pelo Sol Happiness (Felicidade ou Satisfação). Há mais três nuvens e elas voltam até a nuvem inicial de onde chovem hipóteses. Ligando a nuvem em que estão chovendo hipóteses até o sol da satisfação há uma seta em que está escrito: True Agile (Ágil de Verdade).

Fluxo de Valor (A lendária Imagem do Rio)

O que só acontece na etapa final (Downstream) da cadeia de trabalho (Value Stream).

Como saber se estamos sendo eficazes?

Eficácia se mede com métricas de valor. Portanto, só é possível medir eficácia quando entregamos algo ao nosso consumidor.

Tal como na figura do rio, quando finalmente um item chega ao mar. Nesse ponto, podemos coletar  feedback do que foi feito (vapor saindo d’água).

Perceba que feedback aqui poderia até ser a opinião das pessoas, mas no mundo da transformação digital, estamos falando de outras métricas: que partes do produto são mais usadas, taxa de abandono, quantidade de consumidores, NPS, lucratividade etc.

O que é eficiência?

É fazer certo a coisa [Peter Drucker], ou seja, estamos falando do “como”. Na figura do rio, a eficiência está em como um item de valor potencial está percorrendo o value stream.

Como saber se estamos sendo eficientes?

As métricas de eficiência são muito ligadas ao esforço para a geração do resultado. Muitas vezes são medidas em tempo (existem porém várias exceções).

Entre as métricas de eficiência, a que mais gostamos é o Lead Time: tempo que leva entre assumirmos o compromisso de fazer algo e a entrega dele.

Dizemos que Lead Time é a métrica mais ágil que existe, pois ela nos diz o tempo de resposta. Mas podemos medir outras coisas como quantidade de etapas, waiting time, tamanho de filas, vazão etc.

Qual das duas é mais importante: eficácia ou eficiência?

Eficácia é fazer a coisa certa, ou seja, estamos falando do “o quê”. Eficiência é fazer certo a coisa, ou seja, estamos falando do “como”.

No século XXI, podemos afirmar que, majoritariamente, eficácia é mais importante que eficiência. No início do século passado, a eficiência era o mais importante.

Por exemplo, uma fábrica de parafuso no século XIX que conseguisse produzir o parafuso com o menor esforço era a que iria ganhar o mercado. Mas hoje, nos interessa muito mais a fábrica que entregar o parafuso certo para a necessidade do cliente

Por exemplo, imagine um restaurante super eficiente. Nesse restaurante fictício, o tempo entre o pedido e a chegada do prato é de no máximo dois minutos, e ele ainda faz isso com pouquíssimos funcionários. É o restaurante mais eficiente da cidade!

E a eficácia? É péssima, o cliente pede cerveja mas recebe suco de laranja, outro cliente pede bife mas recebe peixe. De que adianta ser eficiente se não estou sendo eficaz?

Repare que estamos falando de eficiência e eficácia, não estamos falando de qualidade (seria uma terceira variável aqui).

Nos exemplos acima, considere que havia qualidade: a comida entregue era limpa, com tempero e temperatura adequados.

Se eficácia é mais importante, devemos começar por ela?

Depende! Não há dúvida que eficácia é mais importante que eficiência. Por isso, em vários de nossos clientes  já chegamos mexendo em priorização, visão e foco no valor.

Porém, às vezes a eficiência está tão ruim que os itens nem estão chegando no mar. Ou seja, sem mexer na eficiência, a gente não tem como ser eficaz. Nesse caso, a gente começa por eficiência.

Tipicamente, inspirados no Kanban, começamos limitando o WIP (trabalho em progresso), uma excelente ferramenta para alavancar a eficiência reduzindo o Lead Time. Só depois de arrumar minimamente a eficiência trazemos o foco na eficácia.

Confira no episódio do Love the Problem, uma conversa com Lula, Bianca Pereira e Wesley Zapellini sobre as partes mais profundas desta abordagem tão contraintuitiva chamada “Limitar o WIP”:

Escrito por Rodrigo de Toledo

Rodrigo de Toledo é co-fundador da K21, Certified Scrum Trainer (CST) pela Scrum Alliance, Kanban Coaching Professional (KCP) e Accredited Kanban Trainer (AKT) pela Kanban University, além de Licensed Management 3.0 Facilitator. Com Ph.D na França, possui diversos artigos internacionais e lecionou por doze anos na PUC-Rio e na UFRJ, duas das principais universidades da América do Sul.

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