Eficiência ou eficácia, por onde começar? Depende (resposta predileta de todo agilista), vamos analisar.
Mas antes, se preferir, você pode ouvir esse conteúdo:
O que é eficácia?
É fazer a coisa certa [Peter Drucker], ou seja, estamos falando do "o quê”. Usando a figura do rio (True Agile), eficácia é a geração de valor ($) para o nosso consumidor final (☀️).
O que só acontece na etapa final (Downstream) da cadeia de trabalho (Value Stream).
Como saber se estamos sendo eficazes?
Eficácia se mede com métricas de valor. Portanto, só é possível medir eficácia quando entregamos algo ao nosso consumidor.
Tal como na figura do rio, quando finalmente um item chega ao mar. Nesse ponto, podemos coletar feedback do que foi feito (vapor saindo d’água).
Perceba que feedback aqui poderia até ser a opinião das pessoas, mas no mundo da transformação digital, estamos falando de outras métricas: que partes do produto são mais usadas, taxa de abandono, quantidade de consumidores, NPS, lucratividade etc.
O que é eficiência?
É fazer certo a coisa [Peter Drucker], ou seja, estamos falando do "como". Na figura do rio, a eficiência está em como um item de valor potencial está percorrendo o value stream.
Como saber se estamos sendo eficientes?
As métricas de eficiência são muito ligadas ao esforço para a geração do resultado. Muitas vezes são medidas em tempo (existem porém várias exceções).
Entre as métricas de eficiência, a que mais gostamos é o Lead Time: tempo que leva entre assumirmos o compromisso de fazer algo e a entrega dele.
Dizemos que Lead Time é a métrica mais ágil que existe, pois ela nos diz o tempo de resposta. Mas podemos medir outras coisas como quantidade de etapas, waiting time, tamanho de filas, vazão etc.
Qual das duas é mais importante: eficácia ou eficiência?
Eficácia é fazer a coisa certa, ou seja, estamos falando do "o quê”. Eficiência é fazer certo a coisa, ou seja, estamos falando do "como".
No século XXI, podemos afirmar que, majoritariamente, eficácia é mais importante que eficiência. No início do século passado, a eficiência era o mais importante.
Por exemplo, uma fábrica de parafuso no século XIX que conseguisse produzir o parafuso com o menor esforço era a que iria ganhar o mercado. Mas hoje, nos interessa muito mais a fábrica que entregar o parafuso certo para a necessidade do cliente.
Por exemplo, imagine um restaurante super eficiente. Nesse restaurante fictício, o tempo entre o pedido e a chegada do prato é de no máximo dois minutos, e ele ainda faz isso com pouquíssimos funcionários. É o restaurante mais eficiente da cidade!
E a eficácia? É péssima, o cliente pede cerveja mas recebe suco de laranja, outro cliente pede bife mas recebe peixe. De que adianta ser eficiente se não estou sendo eficaz?
Repare que estamos falando de eficiência e eficácia, não estamos falando de qualidade (seria uma terceira variável aqui).
Nos exemplos acima, considere que havia qualidade: a comida entregue era limpa, com tempero e temperatura adequados.
Se eficácia é mais importante, devemos começar por ela?
Depende! Não há dúvida que eficácia é mais importante que eficiência. Por isso, em vários de nossos clientes já chegamos mexendo em priorização, visão e foco no valor.
Porém, às vezes a eficiência está tão ruim que os itens nem estão chegando no mar. Ou seja, sem mexer na eficiência, a gente não tem como ser eficaz. Nesse caso, a gente começa por eficiência.
Tipicamente, inspirados no Kanban, começamos limitando o WIP (trabalho em progresso), uma excelente ferramenta para alavancar a eficiência reduzindo o Lead Time. Só depois de arrumar minimamente a eficiência trazemos o foco na eficácia.
Confira no episódio do Love the Problem, uma conversa com Lula, Bianca Pereira e Wesley Zapellini sobre as partes mais profundas desta abordagem tão contraintuitiva chamada "Limitar o WIP":
