O Lead Time Breakdown Chart (Gráfico de detalhamento do tempo de espera), por vezes chamado de Breakdown de Cycle Time Chart (Gráfico de detalhamento do tempo de ciclo) é uma ferramenta que podemos utilizar para identificar facilmente onde há gargalos no nosso fluxo de trabalho.
O que é e para que serve o Gráfico de Detalhamento do Tempo de Espera
É um gráfico em que acumulamos o tempo de espera de cada item em cada etapa. A maior área do gráfico é onde o item ficou mais tempo. Se diversos itens tiverem a mesma área igual, é provável que este seja o gargalo do fluxo. Ele também permite que possamos avaliar quais são as áreas mais “rápidas” do nosso fluxo e possibilita que equacionemos problemas de lentidão no fluxo. Além disso, ele serve para estudarmos em que etapas os ponto fora da curva (outliers) estão ficando parados por mais tempo.
Como o gráfico é construído
Você pode agrupar os itens de diversas formas, a mais simples é a construção de um detalhamento por item de trabalho. A primeira coisa a fazer é mapear o seu fluxo de trabalho para que você tenha bem claro as etapas que serão avaliadas.
Uma vez que isso tenha sido feito, para cada item de trabalho, iremos calcular o lead time de cada etapa. Por favor, veja a discussão sobre quadros Semânticos vs. Casos Sistêmicos disponíveis no artigo indicado por este link. Precisamos que esse tópico seja bem compreendido, pois ele é fundamental para compreendermos quando começa e quando termina a etapa. Por exemplo, na imagem abaixo temos um quadro sistêmico.
| Etapa | Início (quando chega na coluna) | Fim (quando chega na coluna) |
| Análise | Piscina de Opções | Analisado |
| Priorização | Analisado | Priorizado |
| Construção | Priorizado | Construído |
| Avaliação | Construído | Avaliado |
| Entrega | Avaliado | Entregue |
O cálculo das etapas de fluxo fica assim:
Então imagine o Item de Trabalho A que teve as seguintes datas. Estou considerando dias corridos (semana começa no domingo e termina no sábado). Normalmente é a melhor opção, pois nós, seres humanos, temos dificuldade com a conta 30 dias úteis. A pessoa acaba gravando que isso é igual a um mês, mas dependendo do mês pode ser até 1,5 meses.
| Etapa | Início | Fim | Conta (Fim - Início) | Lead Time da Etapa | ||
| Análise | Piscina de Opções | 03/07/2023 | Analisado | 05/07/2023 | 05/07/2023 - 03/07/2023 | 2 dias |
| Priorização | Analisado | 05/07/2023 | Priorizado | 11/07/2023 | 11/07/2023 - 05/07/2023 | 6 dias |
| Construção | Priorizado | 11/07/2023 | Construído | 28/07/2023 | 28/07/2023 - 11/07/2023 | 17 dias |
| Avaliação | Construído | 28/07/2023 | Avaliado | 31/07/2023 | 31/07/2023 - 28/07/2023 | 3 dias |
| Entrega | Avaliado | 31/07/2023 | Entregue | 25/08/2023 | 25/08/2023 - 31/07/2023 | 25 dias |
| Customer Lead Time(∑ das etapas) | Piscina de Opções | 03/07/2023 | Entregue | 25/08/2023 | 25/08/2023 - 03/07/2023 | 53 dias |
Agora que já sabemos calcular o tempo de cada etapa, é possível criar o nosso gráfico.
O Eixo X (abscissa, horizontal) são os itens de trabalho colocados na ordem da data de entrega (última etapa do fluxo). O Eixo Y (ordenada, vertical) é o tempo de etapas do fluxo no intervalo de tempo definido (dias, semanas, meses etc.). A ordem das etapas é a mesma do Fluxo de Trabalho.
Analisando o Gráfico
Agora vamos a um exemplo. Imagine o seguinte gráfico.
Leitura do Gráfico
A leitura do gráfico pode ser feita da seguinte forma: O tempo em cada etapa do item J foi: 9 dias em Análise, 5 dias Priorizando, 25 dias na Construção, 6 dias na Avaliação e 26 dias na Entrega. O Customer Lead Time (total), é igual a 70 dias.
Identificando o gargalo
Pelos números expostos, podemos ver que na maioria das vezes, a etapa onde o item passa mais tempo é a Entrega. Caso não tenha percebido ainda, veja o gráfico de forma percentual.
Perceba agora que o gráfico está mostrando que na maioria dos itens, o tempo de Entrega ocupa o maior percentual. Esse é o gargalo no nosso fluxo.
Também é possível perceber que, se esse gargalo for resolvido, é provável que o gargalo se desloque para a etapa de construção, pois geralmente é ela que ocupa o 2º lugar nos maiores lead times dos itens.
Itens que estão destoando
Neste gráfico, são apresentados 10 itens de trabalho entregues. Todavia, três deles parecem destoar dos demais: E, G e H. Eles indicam que, sob certas circunstâncias, nosso fluxo tem um comportamento diferente. Nesses casos, o item fica mais tempo na análise e depois “corre” mais rápido que os demais itens”.
O gráfico é um convite para uma conversa
Avelino F. Gomes Filho. Adaptado da frase de Lucas Gomes: “Métricas são um convite para uma conversa”
Há coisas que o gráfico infelizmente não nos conta. Nesse caso, conversando com o time, vemos que há classes de serviço diferentes sendo tratadas no gráfico. Todos os itens seguem o arquétipo Padrão (Standard), porém os E, G e H foram do tipo Fura-fila (Expedite). Por isso “correram” mais rápido no nosso fluxo.
Agrupamento no Gráfico
Com isso, podemos ter gráficos mais sintéticos ao invés de estudarmos item a item e termos muitas informações para analisar. Podemos juntar os itens por Classe de Serviço ou Tipo de Demanda.
Agora conseguimos ver com clareza que os itens padrão (Standard) permanecem cerca de 40% do tempo em Entrega. Enquanto os itens que são fura-fila (Expedite) embora “corram” mais rápido, a análise acaba sendo o gargalo deles.
Como resolver o gargalo? Aí depende de vários fatores. Que tal dar uma olhada no nosso treinamento de Kanban System Design (KSD). Temos algumas dicas por lá e em vários outros artigos neste blog.
Não deixe também de ver o nosso artigo sobre outros gráficos importantes para gestão de Fluxo do Trabalho
- Cumulative Flow Diagram (CFD): como construir esse poderoso gráfico
- Quando fica pronto? O Histograma do Customer Lead Time te ajuda nessa resposta
À plus tard!!!
