Ao começar a utilizar OKR na prática, é muito comum surgir a seguinte dúvida: "Podemos utilizar projetos ou entregas como Key Results?". Recentemente a What Matters (empresa co-fundada por John Doerr) se posicionou sobre o assunto em sua newsletter.
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Na ocasião, foi adicionado um novo capítulo a essa história, mas também atualizada esta discussão com os mais recentes aprendizados.
Por que são utilizados projetos como KRs?
Primeiro, é importante salientar que este comportamento de usar projetos como KRs acontece porque já estamos acostumados a acompanhar projetos. Temos rotinas, ferramentas, cronogramas e reuniões para isso. Mas não temos o hábito de acompanhar o impacto causado por eles.
Nos falta, inclusive, repertório para isso. Quais métricas usar? Como acompanhá-las? Qual a periodicidade? Todas são dúvidas que surgem quando começamos a nos desafiar a direcionar a empresa usando OKR na prática.
Muitos dos exemplos de OKRs que encontramos na literatura, inclusive no livro Avalie o que Importa, do próprio John Doerr, propõem KRs como "Lançar o produto X" ou "Entregar a funcionalidade Y". E isso pode nos levar a achar que esse é o melhor caminho.
Acontece que muitos desses exemplos foram criados há 20, 30, 40 anos, quando o próprio framework de OKRs ainda estava se desenvolvendo. Por isso, é importante considerar tais exemplos como uma referência histórica, mas ao mesmo tempo entender as consequências desse tipo de escolha dada a realidade de hoje.
Aliás, sobre a filosofia do John Doerr e o OKR na prática, eu participei de uma discussão bem rica no Love the problem, o podcast oficial da K21, junto com o Raphael Montenegro e a Andressa Chiara, também especialistas em OKR. Vale conferir:
Utilizar projetos como KRs é o melhor caminho?
Atualmente, em função das mudanças constantes no cenário, e das várias interações entre diferentes elementos do mercado, utilizar projetos como KR não é considerado uma prática saudável. É fundamental que as organizações tenham um olhar voltado para resultados de seus projetos, e não para o avanço dos mesmos.
Isso permite a flexibilização de escopo, que é essencial para que a empresa se adapte às mudanças. E Key Results focados em resultados e impacto são o meio para criar uma organização que evolui continuamente e se adapta às mudanças. Mas tudo isso é assunto antigo. Logo…
O que mudou sobre como definir KRs?
Na newsletter da What Matters, eles contaram que a sua visão em relação ao assunto evoluiu ao longo dos anos. Disseram que os Resultados Chave são chamados assim por um motivo, e por isso é importante esse olhar para resultado e impacto.
O grande problema de usarmos projetos como KRs é que isso traz um risco alto de entregarmos uma solução sem que com ela tenha o impacto necessário para a evolução do negócio.
Sem a clareza desse impacto, estamos buscando uma solução que pode não ser a única possibilidade. Ou até mesmo pode não ser a melhor escolha para se resolver o problema de negócio e atender às necessidades dos clientes.
KRs têm como propósito comunicar o que é sucesso. E, se estamos dizendo que sucesso significa diretamente entregar uma solução, é possível que essa solução seja entregue sem gerar nenhuma mudança na realidade econômica ou social da organização.
Os problemas de usar KRs como projetos
Reflita se, em sua empresa ou em sua carreira, você já viu algum projeto que foi entregue de acordo com o combinado mas ninguém usou o produto ou não gerou a receita esperada, por exemplo. Casos em que o impacto esperado não está claro, ou que a prioridade é entregar o que foi combinado ao invés de gerar resultados, costumam levar a cenários como esse.
Além disso, ao comunicar que a entrega é a coisa mais importante, vamos gerar um senso de compliance, em que as pessoas vão buscar como maior prioridade entregar o que foi acordado. Maior do que um senso de dono, quando vão buscar resolver o problema enfrentando obstáculos, aprendendo e mudando de direção se necessário.
Quando o senso de compliance é maior que o senso de dono, isso gera um comportamento de "eu fiz minha parte". Nesse caso, se tivermos algum problema ou necessidade de adaptação depois da entrega, a coordenação de esforços para manter uma equipe comprometida será muito maior.
Melhorias em key results
A seguir você encontra na íntegra a newsletter onde a What Matters faz uma homenagem a Andy Grove (criador dos OKRs). Ela responde a perguntas do público trazendo esse posicionamento com exemplos analisados e sugestões de melhoria em KRs trazidas pelo seu colaborador Billy Casey:
Evoluindo a maturidade do OKR na prática
No texto da newsletter, Billy Casey dá uma dica para que se identifique qual é o resultado que de fato estamos buscando. Pergunte-se: "E então, o que esperamos que aconteça uma vez que entregamos o projeto?".
Esse é um primeiro passo para identificar o impacto daquele projeto em si, e já pode ajudar a evoluir a maturidade do OKR na prática. É possível que aqui você já encontre dificuldades. Pois muitas vezes as pessoas nem sabem o porquê de estarem realizando um projeto e com isso fica mais difícil encontrar as métricas.
Se isso acontecer, uma alternativa é envolver e se aproximar mais de quem demandou o projeto ou de seus stakeholders principais. Essas podem ser as pessoas com mais clareza da visão de resultados.
Este primeiro passo é importante, porém não é o final da jornada. Ainda que a gente saiba o resultado esperado de um projeto, ele pode estar gerando um viés e nos impedindo de considerar outras possibilidades de resolver o problema. Para empresas que querem ir além e evoluir sua forma de pensar e entregar valor, é importante dar um passo a mais.
O ideal é definir KRs que sustentem problemas de negócio antes de definir soluções para tal. Dessa forma, é possível aumentar a autonomia das equipes e possibilitar que elas explorem o problema de diferentes pontos de vista, trazendo soluções inovadoras.
É claro que essa não é uma missão trivial. Encontrar os verdadeiros resultados esperados é um exercício constante de desafio do status quo e desenvolvimento de capacidades de construir bons OKRs em conjunto com a gestão de produtos e agilidade organizacional.
Por onde começar?
Primeiramente, você precisa analisar o real cenário da sua empresa. Qual o nível de maturidade dela em relação aos OKRs? Você pode utilizar a ferramenta gratuita da K21 para este diagnóstico. Ela indica os seus próximos passos para alavancar resultados com OKR na prática. Você só precisa responder às perguntas para ter as dicas dos nossos especialistas.
