Conversas comuns em muitas empresas sobre delegação:
Gestor: Eu queria que o meu time tivesse mais iniciativa.
Time: Eu queria que o gestor nos desse mais autonomia.
Ouça agora este conteúdo sobre Delegation Board!
Se ambos têm desejos semelhantes, por que nada acontece? Na prática, ficam mais dúvidas que certezas. Quem contrata é o Product Owner, Scrum Master ou Time de Desenvolvimento? Quem demite? Quais treinamentos o time fará? Podemos trocar nossas ferramentas? O Scrum, por ser um framework, não prescreve essas atribuições. Elas variam de acordo com a organização e cultura de cada empresa.
Tradicionalmente, essas responsabilidades residem na figura do gestor que não é um papel tratado pelo Scrum. Todavia, quando procuramos ter um time de alta performance, queremos que ele seja verdadeiramente auto-organizado e autogerenciado. Consequentemente, autônomo.
Aí mora a dúvida: o quanto um gestor pode delegar suas atribuições para o time? Tendemos a achar que a delegação de responsabilidade é algo do tipo: tudo ou nada.
Delegation Poker
Jurgen Appelo, criador do Management 3.0, teve uma percepção interessante de que a delegação não é binária. Há, na verdade, sete níveis de delegação que vão desde o nível 1 (Gestor decide) até 7 (Autonomia total). Além disso, ele também percebeu que a delegação não precisa ser algo que afete a estrutura organizacional inteira. Podemos tratar processo a processo se assim preferirmos. Percebeu também que a delegação pode acontecer em vários tipos de relações.
Então, com base nisso, ele criou a ferramenta de Management 3.0 chamada Delegation Poker. Eu gosto de usá-la em conjunto com o Delegation Board e uso para dois momentos distintos: como estamos hoje (as is) e como queremos ser (to be). Funciona assim.
Preparando a Dinâmica
Primeiro definimos qual relação de delegação queremos tratar.
- Gerente – Time
- Diretoria – Gerente
- Time A – Time B
- Área X – Área Y
- etc.
Para nosso exemplo, digamos que a relação será o que o Gerente delegará para o Time.
Em seguida, temos que definir quais itens de delegação nós iremos tratar. Eles serão as linhas do nosso quadro. As colunas são os sete níveis de delegação.
Serão duas rodadas. A primeira definirá o como estamos e a segunda, como queremos ser.
É fundamental que todas as partes envolvidas estejam na dinâmica. Caso contrário, não haverá engajamento da parte ausente.
Como estamos
Distribua post-its para os membros do time e para o gestor. Aqui há uma decisão importante que deve ser tomada por todos aqueles que estão na dinâmica: manter ou não manter a rastreabilidade das partes envolvidas. Se decidirem por mantê-la, a principal vantagem será: clareza, todos saberão o que cada parte pensa. Já a desvantagem: pode inibir as pessoas.
Caso decidam manter a rastreabilidade, utilize post-its diferentes para as partes.
Para cada processo, peça para as pessoas decidirem o nível de delegação que elas acreditam que têm sobre ele. Elas escreverão no post-it o número entre 1 e 7. Quando todos tiverem escolhido, peça para colocar no quadro.
Caso haja divergências, peça para as pessoas explicarem o porquê, principalmente aquelas que estiverem nos extremos. Tome nota do que elas estão falando. Repita a dinâmica até que haja um consenso.
Uma vez que você tem o nível de delegação do processo, passe para o próximo e repita a dinâmica até o último item da tabela.
Anote e fotografe os níveis de delegação escolhidos.
Como queremos ser
Vamos repetir todo o procedimento descrito na seção anterior. O que muda é a pergunta: qual o nível de delegação que gostaríamos de ter?
Ponto importante! O objetivo não é chegar no nível 7 em todos os processos. Em alguns isso não é factível. Por exemplo: contratação e demissões é razoável que o gestor, no mínimo, seja informado de que houve mudanças no time. Logo, o nível máximo nesse caso seria o 6.
Visualizando o estado atual e desejado
Substitua os post-its para representar o como estamos hoje e como queremos ser. Gosto de utilizar os post-its maiores para essa representação. No final, você terá um quadro mais ou menos parecido com esse.
Priorização
Na K21, gostamos de dizer que toda lista que contém dois ou mais itens tem que ser priorizada. Qual é o item mais importante na tabela? Pode ser aquele que representa a maior dor no relacionamento ou aquele que representa a maior distância entre o como estamos e como queremos ser.
Ações
A próxima etapa da dinâmica é definir as ações que iremos tomar para sair do estado atual para onde queremos chegar em cada processo.
Não basta definir as ações, é necessário executá-las. É melhor ter poucas ações que vocês podem executar do que ter dezenas de ações planejadas e nada realizado.
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