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10 consejos para facilitar reuniones con equipos remotos

07/09/22 - 4 minutos de lectura

Muchos equipos se han convertido en remotos para adaptarse al escenario de la pandemia. Y comenzaron a realizar reuniones a través de aplicaciones online. Si este también es tu caso, tengo dos recomendaciones para ti:

  1. La primera es que leas la Pequeña Guía de Etiqueta para Reuniones Remotas, donde hablo sobre cómo comportarse durante las reuniones.
  2. La segunda es consultar los siguientes 10 consejos muy útiles para que prepares el terreno y te asegures de que tus reuniones con equipos remotos sean más efectivas, rápidas y mejores. Así que  ¡vamos allá!

1) Cuando se trata de facilitar una reunión remota, lo importante es el enfoque

Sabemos que en el entorno de home office todo puede pasar. Desde una breve interrupción, como una mascota que decide pedirte atención en un momento inoportuno. Incluso no se descarta un corte de luz, que ponga fin a la reunión en el acto.

Usemos nuestro tiempo de la mejor manera posible

Nuestro trabajo, al participar o facilitar una reunión remota, es hacer todo lo posible a fin de garantizar que las personas se concentren en ese momento sincrónico. Por lo tanto, tenemos que esforzarnos para lograr el objetivo de esa reunión en el tiempo establecido.

2) Es muy importante que el propósito de una reunión sea claro para todos

Alinear el propósito de una reunión es fundamental para garantizar que los equipos remotos se concentren en lo que importa. Cuanto más claro sea el objetivo de una reunión, mayor será el compromiso del grupo para lograrlo.

Así que cuando envíes tu invitación a la reunión, escribe su propósito. De esta manera, las personas invitadas podrán priorizar fácilmente este compromiso entre otros que puedan tener.

Si es posible, establece una agenda. Haz una lista de los temas que se tratarán en la reunión para que puedas alcanzar el objetivo de esta.

Por ejemplo…

El objetivo de la reunión es: Articular la estrategia de marketing a fin de ingresar en Gran Porto Alegre – RS. Agenda: presentar a socios comerciales; definir cuáles serán las campañas en las redes sociales; y qué artes se utilizarán en los medios Out of Home.

3) La agenda es un poderoso aliado en el desafío del trabajo distribuido a equipos remotos

Pídele al equipo remoto (y otras partes interesadas clave) que mantengan sus horarios abiertos para verla. Además, anímalos a aceptar o rechazar invitaciones a reuniones.

Si la herramienta utilizada no permite compartir la agenda, tener las invitaciones resueltas es de gran ayuda.

De este modo, se hace más fácil averiguar a qué hora todos pueden participar y se ahorra tiempo. Incluso puedes postergarla si un miembro importante de la reunión no puede estar presente.

4) Familiarízate bien con la herramienta que utiliza tu empresa en las reuniones remotas

Durante este período, las herramientas y los procesos surgen y se insertan en el día a día de los equipos remotos.

Cuanto más familiarizado estés con una herramienta, más rápido se resolverán los problemas derivados de esta. Ya sea a la hora de ayudar o resolver el problema por ti mismo.

5) Comienza una reunión revisando su objetivo y agenda 

No es seguro que todos lean la invitación, y no pasa nada... Es parte de esto. Todos los equipos remotos están muy ocupados adaptándose a esta nueva forma de trabajar.

Asegúrate de revisar los objetivos de la reunión desde el comienzo.

6) Cuando estés en una reunión en remoto, ten en cuenta quién se une y quién abandona la llamada, y quién pide permiso a través del chat.

La mayoría de las herramientas para reuniones tienen una lista de invitados y, por lo general, muestran quién tiene la palabra.

Saber quién está en la sala y quién está interactuando es una información importante para priorizar los temas de la reunión. Además, puede ahorrarte tiempo.

7) Asegúrate de hacer check ins y check outs 

El check-in es una técnica maravillosa para traer a los que están en la sala al momento presente y dejar las preocupaciones fuera de la reunión. Necesitamos el enfoque completo del participante, nuevamente, para asegurar que se cumplan los objetivos.

Asimismo, un check out hace que una persona se centre nuevamente y la prepara para enfocarse en otros asuntos.

8) Antes de salir de la reunión, revisa los resultados clave

Antes del check out, revisa los resultados, para que los equipos remotos presentes se vayan con una comprensión clara de lo que se haya logrado. Este momento es importante para medir si se ha cumplido el objetivo de la reunión, qué falta y si será necesario otra reunión.

9) Para reuniones largas, haz pequeñas pausas cada hora

Una reunión larga es como un avión. Debemos mover las piernas unos minutos por cada hora de vuelo. Con una pausa colectiva, todos pueden moverse e ir al cuarto de baño sin perder gran parte de la discusión.

10) Trata de terminar la reunión un poco antes

¿Alguna vez echaste un vistazo a tu agenda y notaste que todos tienen reuniones programadas una seguida de otra? Esto es muy común, simplemente haces clic en un enlace para cambiar de sala, ¿verdad? Lo que olvidamos al hacer esto es que los equipos remotos también deben prepararse antes de una reunión.

Si consigues terminar tu reunión entre cinco y diez minutos antes de la hora prevista, ya brindas un precioso momento de alivio para los participantes, que pueden aprovechar para reunir todo lo necesario de cara a la próxima reunión.

¡Empieza a aplicar los consejos!

Lo bueno de los consejos que he dado aquí es que puedes usarlos a partir de mañana. ¡Así que no pierdas tiempo! Guarda esta página en favoritos o hazle una captura de pantalla para recordar todo antes de la próxima reunión con tu equipo remoto.

Para tu día a día…

Si también necesitas herramientas para trabajar online con tus equipos remotos, consulta el artículo Herramientas para el Trabajo Remoto.

Y luego, ¡cuéntanos en los comentarios cómo te fue aplicando estos consejos!

Nos vemos…

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Escrito por

Maisa Leite Fonseca


Esta publicación tiene la licencia Creative Commons Attribution-NonCommercial-ShareAlike 4.0 International License.

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