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Herramientas de trabajo remoto

28/04/22 - 9 minutos de lectura

Hemos reunido algunas herramientas online para el trabajo remoto que pueden ayudarte en este momento. Con el fin de facilitar la identificación de la mejor herramienta para tus necesidades, las hemos enumerado por separado en cuatro categorías: Organización, Dinámica e Interactividad, Reuniones y Documentación.

Pero antes, y ya entregando el 80% del valor con un 20% de esfuerzo, hemos enumerado las 3 principales más utilizadas por el equipo de K21. ¡Síguenos!

Las 3 herramientas de trabajo remoto más utilizadas por K21

Telegram

Es bueno para cualquier persona que necesite comunicarse rápidamente, a través de sonido, texto y vídeos. Además, contiene funcionalidades con BOT que facilitan nuestras encuestas internas.

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Telegram es una aplicación de mensajería enfocada en la velocidad y seguridad, es rápida, simple y gratuita. Puedes usarla en todos tus dispositivos al mismo tiempo: tus mensajes se sincronizarán en todos tus teléfonos móviles, tabletas u ordenadores.

Con Telegram puedes enviar mensajes, fotos, vídeos y archivos de cualquier tipo (doc, zip, mp3, etc.), así como crear grupos de hasta 200.000 personas o canales para transmitir a audiencias ilimitadas. Puedes chatear con tus contactos telefónicos o buscarlos por nombre de usuario.

Como resultado, Telegram es como SMS y correo electrónico combinados, y puede satisfacer todas tus necesidades de mensajería personal o comercial. Además, admite llamadas de voz cifradas de extremo a extremo.

Referencia: Telegram

Zoom

Es bueno para aquellos que quieren hacer videoconferencias. Quizás la mejor herramienta disponible para este fin, ya que lidia muy bien con conexiones inestables. Tiene muchas funciones, como pizarra y Picture-in-Picture (pequeñas imágenes de los participantes en la esquina de la pantalla cuando se minimizan).

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El sistema Zoom es una herramienta especialmente desarrollada para quienes buscan facilidad y practicidad a la hora de realizar una videoconferencia simultánea con hasta 500 personas.

Otro beneficio del sistema de Zoom está relacionado con su capacidad de almacenamiento, ya que a través de un sistema en la nube es posible almacenar las reuniones, e incluso enviarlas por correo electrónico a los participantes.

Por otra parte, cuenta con un sistema de chat donde, además de la conversación por audio y vídeo, se puede enviar mensajes escritos al grupo de participantes.

Referencia: We Talk.it

Trello

Es bueno para los que sólo quieren un tablero, pero que no muera pronto. Quizás el tablero con la mejor usabilidad del mundo, incluso para móviles y tabletas.

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Trello es una herramienta creada para organizar proyectos personales y corporativos.

Funciona como un panel de gestión de proyectos y permite personalizar los flujos de trabajo para uso personal o en equipo.

Desarrollado por la empresa estadounidense Fog Creek Software, Trello facilita (¡en gran manera!) la rutina de trabajo.

Está inspirado en Kanban, un sistema de gestión de proyectos desarrollado por el fabricante de automóviles japonés Toyota en la década de 1960.

Referencia: Trello

Como se mencionó al principio, la lista se divide en cuatro categorías: Organización, Dinámica e Interactividad, Reuniones y Documentación.

Organización

Además de Trello (mencionado anteriormente), te recomendamos:

Slack

Es un espacio de colaboración donde las personas y la información se unen en canales organizados, lo que ayuda a mejorar la comunicación y productividad del equipo.

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Slack funciona como una red social. Con él, cualquier persona puede crear una sala de chat, con canales múltiples, dentro de una empresa, con distintos temas y para grupos diferentes. Dentro de cada uno de estos canales, la herramienta te permite intercambiar mensajes de texto, documentos y compartir fotos o vídeos. Como todo queda archivado, su motor de búsqueda permite encontrar fácilmente fragmentos de conversaciones que quizás el usuario no haya visto antes.

Con Slack, la empresa también puede crear un canal de comunicación directo con sus clientes, socios y proveedores. A diferencia del correo electrónico, Slack estructura y organiza mucho mejor las conversaciones, crea una comunicación centralizada y hace que los documentos sean más fáciles de ver y buscar.

Referencia: Slack

Miro

Ideal para hacer varios modelos de facilitación visual, teniendo plantillas desde Kanbans, Retrospectivas hasta Mind Mapping o modelos abiertos donde puedes crear tu plantillas desde cero. Necesitas iniciar sesión y la versión gratuita ya es muy completa.

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Potencia el descubrimiento multifuncional y brainstorming a través de una pantalla infinita, un sólido conjunto de widgets, modelos preconstruidos y potentes recursos de plataforma.

Miro presenta un kit de herramientas perfecto para Product Owner a fin de crear historias de usuarios o mapas de la jornada del cliente, wireframing, roadmap o planificación de sprint, retrospectivas y más.

Referencia: Miro

Dinámica e Interactividad

Ideaboardz

Es bueno para quienes necesitan hacer dinámicas sencillas que requieren interacción, pero aún no están tan acostumbrados al trabajo remoto. Es muy sencillo e intuitivo y no es necesario iniciar sesión. A través de su enlace, todos pueden participar.

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IdeaBoardz es una herramienta de colaboración en equipo, dado que les permite presentar ideas, recopilar información y reflexionar. También es útil para que los equipos compilen aportes en el transcurso de unos días y luego se reúnan para discutirlos.

La mayoría de los equipos usan IdeaBoardz para dirigir retrospectivas de proyectos, lo cual es muy útil para el Scrum Master. Hemos conocido equipos que lo han usado para otro tipo de ejercicios de brainstorming, como seis sombreros pensantes, pros y contras, oportunidades de riesgo. Lo estamos usando nosotros mismos para recopilar feedback y nuevas ideas para IdeaBoardz.

Referencia: IdeaBoardz

Jamboard

Es bueno para el diseño colaborativo. No es necesario iniciar sesión.

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Jamboard es una pantalla inteligente. Con esta herramienta observas rápidamente imágenes de una búsqueda de Google, guardas trabajos automáticamente en la nube, usas la herramienta de reconocimiento de formas y escritura a mano fáciles de leer, y dibujas con un lápiz stylus, pero borras con el dedo, como si estuvieras usando una pizarra.

Jamboard hace que el aprendizaje sea visible y accesible para todos los empleados en la sesión de Jam. Además, es fácil presentar los Jams en tiempo real en Hangouts, lo que te permite compartir o conectarte con el mundo real.

Referencia: Jamboard

Funretro

Ideal para un Scrum Master o facilitador de ceremonias de equipo. Contiene una gran cantidad de plantillas de retrospectivas y funciona muy bien para el trabajo remoto, pero su versión gratuita solo te permite crear 3 pizarras para compartir.

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FunRetro es una herramienta de retrospectiva divertida que cada Scrum Master puede usar en su sesión regular de sprint para discutir qué salió bien y qué no. Podrás identificar fácilmente los obstáculos y discutir ideas de mejoras que te permitirán avanzar sin ellos.

También es una gran oportunidad para que todos vean y entiendan el flujo de trabajo y las colaboraciones, mientras resuelven problemas con él.

¿El resultado? Una lista de puntos y notas que el equipo puede ejecutar, mejorar o explorar como ideas. También podrás consultar tus notas de la retrospectiva del sprint anterior y asegurarte de que se hayan cumplido todos los elementos.

Referencia: Funretro

Slice (WBrain)

Es útil para aquellos que necesitan facilitar reuniones remotas, boards y timebox sincronizados por varios usuarios con enlaces compartidos.

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Reuniones

Además de Zoom, que mencionamos al comienzo de esta publicación, también te recomendamos:

Discord

Para empresas con varios equipos remotos que necesitan trabajar juntos o sincronizar acciones, disminuyendo el tiempo de espera entre mensajes. Funciona como un workplace. Es posible realizar videollamadas, compartir pantalla y brinda la facilidad de moverse entre salas de voz.

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Discord es un sistema de comunicación que surgió para satisfacer las necesidades de quienes juegan, pero el servicio comenzó a ser utilizado en el mercado corporativo por todo tipo de profesionales.

El primer paso es comprender la estructura y la terminología de Discord. Comencemos por su servidor, que es el espacio donde te comunicarás con las personas. El servidor puede ser toda tu empresa, un departamento, un equipo o un grupo de amigos. En definitiva, es el espacio donde se producirá la comunicación.

Dentro del servidor hay canales que funcionan como subtemas. Los nombres de los canales siempre comienzan con un hashtag.

Referencia: Vladcampos

Big Maker

Es bueno para cualquiera que necesite hacer presentaciones online. Es posible separar el contenido presentado en público y privado, proporcionando una contraseña para acceder al contenido privado. Por ejemplo, distribuir un cuestionario en una clase y presentar las respuestas solo a aquellos que lo hayan terminado.

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BigMarker es un lugar para organizar conferencias, clases, presentaciones, webinars y webcasts online y en vivo desde tu ordenador para el mundo. Te brinda todas las herramientas para que tu evento sea exitoso, desde la programación y la promoción hasta las páginas de ingreso, registro, venta de entradas, generación de leads, recordatorios y comunicación con la audiencia, alojamiento en vivo para hasta 1.000 asistentes, grabación y creación de tu audiencia en tu canal de BigMarker.

BigMarker utiliza la última tecnología basada en navegador, por lo que no se requieren descargas ni instalaciones. Obtienes tu propia sala de conferencias virtual, la cual puedes personalizar con tu logotipo/tema. Puedes incorporar tus eventos para alojarlos directamente desde tu sitio web. Asimismo, puedes optar para que tus eventos sean gratuitos o de pago estableciendo precios de entradas o aceptando donaciones opcionales de los asistentes.

Dentro de tu evento, puedes compartir hasta 9 cámaras web y presentar contenido: presentaciones, vídeos o toda tu pantalla. Los participantes pueden chatear, levantar la mano y ser invitados a hacer preguntas.

Referencia: GetApp

Jitsi

Es bueno para aquellos que no tienen la opción de instalar una herramienta en su dispositivo, necesitan compartir pantalla y quieren usarla también en el móvil.

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Jitsi es un conjunto de proyectos de código abierto que te permite crear e implementar fácilmente soluciones seguras de videoconferencia. En el corazón de Jitsi se encuentran Jitsi Videobridge y Jitsi Meet, que permiten conferencias web, mientras que otros proyectos de la comunidad permiten otras funciones como audio, marcación, grabación y transmisión simultánea.

Referencia: Jitsi

Documentación

DontPad

Herramienta para editar un texto simple de forma colaborativa. Es un Bloc de Notas Online, donde se pueden realizar actualizaciones de forma sincrónica.

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Puedes usar la pizarra colaborativa dontpad. Hazlo de la siguiente manera: abre un navegador cualquiera, escribe dontpad.com/nombre donde este “nombre” sea el de la sala que vas a crear, pásalo a tus amigos y todos estarán en la misma sala de chat.

Referencia: Herramientas Colaborativas

Google Docs

Es la mejor herramienta para editar textos de forma colaborativa, ya que maneja muy bien las ediciones simultáneas de más de una persona. También está la opción de publicar comentarios y sugerir cambios.

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En su expresión más simple, Google Docs es un producto SaaS (Software as a Service), que ofrece al usuario doméstico los medios no solo para crear y editar documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones sin la necesidad de instalar ningún programa en el ordenador (ya que los programas se instalan en los servidores de Google y la comunicación del usuario con ellos, o interfaz, se realiza a través del programa navegador), así como almacenar los archivos creados en estos mismos servidores (es decir, en lo que convencionalmente se denomina nube). Y la mejor parte: hasta cierto límite de espacio de almacenamiento utilizado, el servicio es gratuito para usuarios domésticos.

Referencia: Estado de Minas

Google Docs Drawings

Es bueno para aquellos que ya usan Google Docs y quieren hacer algo simple y rápido que se usará en algún otro documento. No es tan interactivo, por lo que su uso es bastante limitado.

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Google Drawing es una herramienta de dibujo y forma parte de Google Docs. Con él, es posible crear dibujos online utilizando formas, figuras y textos, enriqueciendo tus presentaciones y documentos, como también es posible guardar o simplemente copiar todo a una presentación de Power Point, por ejemplo.

Referencia: TechTudo

Otras herramientas

Además de los consejos mencionados anteriormente, también hemos resumido algunas de las principales herramientas, considerando las siguientes funcionalidades:

  • Audio y vídeo

Comunicación activa con posibilidad de gestionar el audio de los participantes

  • Facilitación Visual

Posibilidad de utilizar un whiteboard, por ejemplo, durante la presentación

  • Subsalas

Durante la reunión, formar subgrupos para discutir en un grupo más reducido y luego regresar al grupo completo.

  • Compartir Pantalla

Los participantes pueden compartir sus pantallas y así facilitar la comunicación

  • Instalación

Dado que muchas empresas tienen políticas de instalación de software, identificamos qué programas no requieren instalación.

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Enlace a herramientas que no se detallan en el artículo anterior:

Como nuestro principal valor es la colaboración, debemos agradecer el apoyo de los Agile Experts de K21 que contribuyeron a la identificación de estas herramientas: ¡Gracias Lula, Raquel Tanurcov, Rafaela Sampaio, Mauricio Andreazza, Renan Melo, Alex Marmute y Monira Lima!

¡Disfruta de tu home office y adquiere conocimientos con la formación online de K21!

Obtén acceso a más contenido sobre el trabajo online y equipos distribuidos.

Dinos: ¿Tienes alguna herramienta para compartir? ¡Coméntalo en la publicación para que aumentemos esta lista!

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Escrito por

Maycol Mello


Maycol Mello atua com o desenvolvimento de soluções desde 1999, participando da construção de projetos de pequeno, médio e grande porte para os mais diversos nichos de mercado. Foi professor universitário em 2011, onde deu seus primeiros passos com métodos ágeis e desde lá vêm atuando como agente de mudança organizacional ajudando empresas a se transformarem para trabalhar de forma mais enxuta e efetiva. Adepto da filosofia de que pessoas não são recursos, acompanha de perto novas tendências de liderança e gestão para trabalhadores do conhecimento.
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