Fazer gestão de projetos pode ser muito desafiador, não é mesmo? O(a) gestor de projeto precisa estar constantemente atento(a) ao que está acontecendo e tomar decisões rápidas sobre muitos aspectos do seu projeto, como tempo, custos, qualidade, recursos, stakeholders, fornecedores, etc.
No ambiente de negócios em que vivemos hoje, com a rápida mudança no mercado e nos hábitos dos clientes, executar projetos grandes e complexos muitas vezes se torna um trabalho difícil, podemos até dizer hercúleo. O Gartner vem destacando a importância de adotar uma abordagem ágil para o gerenciamento de projetos e portfólios, bem como o desenvolvimento da agilidade nos negócios como um todo. No mesmo sentido, o PMI relata que os líderes executivos das empresas têm enfatizado cada vez mais a necessidade de desenvolver as habilidades dos gerentes de projeto e a maturidade de toda a organização.
Infelizmente, ainda assim, um dos grandes mitos que é amplamente difundido é de que o método Kanban é apropriado apenas para gerenciar serviços, mas não para projetos. Mas, reafirmamos: isso é um MITO. A experiência demonstra o contrário: as práticas do Kanban, integradas aos processos do PMBOK, permitem a você lidar com os desafios comuns no gerenciamento de projetos.
As práticas ajudam a resolver problemas como atrasos no projeto, custos extras, prioridades conflitantes e/ou a falta de prioridade, falta de alinhamento entre as equipes de projeto, stakeholders, fornecedores entre outros. Além disso, o uso do Kanban Maturity Model ajudará você a desenvolver uma cultura de transparência, respeito, foco no valor do cliente e alinhamento em torno do propósito do negócio.
A aplicação da abordagem de pensamento sistêmico ao gerenciamento do trabalho permite que você aborde a complexidade de maneira mais informada e competente e identifique melhorias de forma eficaz. Toda a sua organização cresce em adaptabilidade e resiliência.
Na tabela abaixo, criada pela co-autora do Kanban Maturity Model, Teodora Bozheva, você encontra as práticas do Kanban que podem ser utilizadas em conjunto com outras práticas nas áreas de conhecimento do PMBOK para melhorar significativamente os resultados de seus projetos:
| Área de conhecimento | Práticas Kanban apropriadas | Ganhos |
| Gerenciamento integrado de projetos | - Visualize e gerencie processos e trabalhos por meio de sistemas Kanban interligados - Colete e analise dados relacionados ao fluxo de trabalho e à capacidade do processo - Gerenciar fluxo de trabalho | - Consolidação e coordenação simples durante os projetos - Informações rápidas e atualizadas sobre o status do trabalho do projeto - Rastreamento eficaz do projeto e revisão - Prioridades claras e alinhamento - Tomada de decisão informada e rápida sobre alocação de recursos, priorizando, gerenciando as expectativas das partes interessadas e atendendo aos requisitos - Fluxo de trabalho contínuo e sustentável; utilização ideal da capacidade da organização |
| Gerenciamento do escopo do projeto | - Use o pensamento de opções reais e um quadro Kanban Upstream para gerenciar o processo de coleta de requisitos, definição e validação do escopo do projeto e suas alterações | - Confiança de que as definições de requisitos são concluídas e comunicadas a tempo e atendem aos critérios para colocá-las no sistema Kanban de entrega para desenvolvimento e implementação adicionais |
| Gerenciamento de tempo do projeto | - Use políticas explícitas para gerenciar o trabalho do projeto por meio da rede de sistemas Kanban Visualize o fluxo de trabalho, ou seja, os estágios/atividades de desenvolvimento dos tipos de trabalho do projeto - Use medidas relacionadas ao fluxo, como lead time por tipo de trabalho, capacidade do processo e trabalho em andamento, inclusive em filas - Identificar impedimentos nos processos e reconhecer desvios e riscos para entrega no prazo | - Planejamento pragmático de gerenciamento de cronograma - Monitoramento e controle das atividades do projeto mais simples, rápido e com pouco esforço - Estimativas de duração mais realistas - Maior previsibilidade do projeto - Entrega mais rápida (atrasos reduzidos), menor sobrecarga - Capacidade de tomar ações corretivas e preventivas rápidas para minimizar o impacto adverso de impedimentos no sucesso do projeto |
| Gestão da Qualidade do Projeto | - Use políticas explícitas para gerenciar o retrabalho, bem como critérios para aceitar e concluir o trabalho - Analisar bloqueadores e identificar fontes de atraso; - Faça dados relacionados ao fluxo e análise de capacidade do processo - Identificar políticas problemáticas - Definir ações para melhorar o fluxo de trabalho e a satisfação do cliente | - Qualidade de processo consistente - Maior eficiência do processo; redução do desperdício do tipo muri, mura, muda - Habilidades mais fortes na identificação de melhorias e na condução de atividades de melhoria contínua de processos na organização - Maior qualidade dos resultados do projeto; Maior satisfação do cliente |
| Gerenciamento de recursos do projeto | - Use quadros Kanban e políticas explícitas para gerenciar o trabalho em equipe | - Transparência, melhores interações e mais colaboração entre os membros da equipe; Maior confiança - Maiores habilidades e competências individuais - Maior desempenho da equipe de projetos; maior moral da equipe, motivação e satisfação com a realização dos objetivos do projeto |
| Gestão de Comunicação de Projetos | - Use quadros Kanban para comunicar o status do trabalho, entregas, carga de trabalho da equipe, impedimentos no fluxo de trabalho, bem como riscos. - Use as conclusões da análise de dados - Conduzir cadências Kanban (implementar loops de feedback) | - Maneira simples para uma comunicação eficaz e simplificada - Ritmo sustentável de entrega - Alinhamento entre as equipes de projeto participantes, partes interessadas e fornecedores |
| Gerenciamento de riscos do projeto | - Obtenha uma compreensão mais profunda da capacidade do processo e das fontes de atraso - Obtenha uma compreensão mais profunda da demanda do cliente (requisitos do projeto) - Use dados e fatos reais sobre seus projetos, soluções, processos, clientes e outros fatores relevantes para avaliar perfis de risco | - Capacidade de cortar a materialização da maioria dos riscos, ou seja, os problemas recorrentes - Habilidades mais fortes para definir ações preventivas e lidar com a incerteza - Estabelecer uma estrutura abrangente, concreta e significativa para gerenciar riscos - Prioridades claras - Gerenciamento proativo de riscos |
| Gerenciamento de Aquisições do Projeto | - Use um quadro e práticas Kanban para gerenciar seu processo de aquisição | - Processo de aquisição consistente e eficiente |
| Gerenciamento das partes interessadas do projeto | - Use as práticas Kanban para visualizar e gerenciar os engajamentos das partes interessadas - Realizar reuniões Kanban regulares com as partes interessadas | - Comunicação direta - Feedback rápido sobre questões relacionadas às expectativas das partes interessadas |
Gostou desses insights? Que tal aprender a elevar a maturidade de sua equipe e organização, acrescentando práticas do Kanban Maturity Model para Gestão de Projetos?
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Espero te ver lá!
