Nós temos um produto interno que tem como objetivo ser o Portal do Colaborador. Um site de intranet / internet em que o colaborador pode fazer solicitações como férias, treinamentos, licenças, ver os eventos que sua unidade está envolvida etc. Em suma, um concentrador de tudo o que o colaborador pode fazer. Ele é um produto bem estável e já funciona há alguns anos e não teve muitas mudanças recentes. Entretanto eu tenho uma máxima
Se o produto não muda é porque se tornou desnecessário.
Avelino F. Gomes Filho
Neste artigo
Não me entenda mal, o Portal é ótimo, faz tudo o que os colaboradores precisam e mais um pouco, porém acredito que até produtos digitais são perecíveis. Não custa muito para alguém ver um Portal do Colaborador de outro lugar, achar o máximo e querer trocar o nosso por um de fora.
Todavia, confesso que nós do time responsável por esse produto estávamos sem ideias de funcionalidades que poderiam nos ajudar. Então resolvi utilizar a Inteligência Artificial (IA) para criar funcionalidades. O resultado delas eu conto aqui. Melhor, vou dizer como fizemos para construir um backlog alimentado por IA.
Sites de Inteligência Artificial
Na época utilizamos o Bard, atual Gemini da Google. Você pode acessá-lo aqui: https://gemini.google.com/app. Também pode utilizar o Microsoft Copilot aqui https://copilot.microsoft.com/ ou o bom e velho ChatGPT https://ChatGPT.org/chat Todos eles têm funcionalidades similares.
Prompt da Inteligência Artificial
Essas ferramentas têm dois campos fundamentais. O primeiro é o Prompt, que é o local onde você informa os comandos e o texto de resposta que é onde a IA irá apresentar o resultado do seu processamento.
Passo 1: Criando um contexto para a Inteligência Artificial trabalhar
Uma das coisas que você deve fazer para ter o bom uso da IA é criar um contexto antes de pedir para ela emitir respostas. Um contexto é como se fosse o tópico da conversa. Imagine que a Inteligência Artificial é uma outra pessoa. Entretanto ela é bem procedural e não gosta de ficar trocando de assunto o tempo todo. Quanto mais você permanece no contexto, melhor ela poderá responder sobre o assunto que você está falando. Vou dar um exemplo.
Criei um chat (conversa) no Chat GPT e fiz a seguinte solicitação: Me liste quais os métodos ágeis que existem.
A resposta dele foi: 1. Scrum; 2. Kanban; 3. Lean; 4. Extreme Programming (XP); 5. Crystal; 6. Dynamic Systems Development Method (DSDM); 7. Feature-Driven Development (FDD); 8. Adaptive Software Development (ASD); 9. Agile Unified Process (AUP); 10. Scrum Ban
Depois eu perguntei: Me diga qual é o mais utilizado nas empresas
A resposta dele foi:
“Scrum. É uma metodologia ágil muito popular e amplamente utilizada nas empresas. É baseada em ciclos curtos de trabalho chamados Sprints, nos quais as equipes trabalham de forma colaborativa para entregar resultados tangíveis de forma rápida e contínua. Além disso, o Scrum tem uma estrutura bem definida, com papéis e responsabilidades claras, garantindo uma comunicação eficaz e uma gestão transparente do projeto.”
Perceba que eu não precisei perguntar algo como: “Me diga qual é o MÉTODO ÁGIL mais utilizado nas empresas”. Eu suprimi as palavras "Método Ágil" e mesmo assim a Inteligência Artificial foi capaz de entender que o tema da nossa conversa era esse e deu uma resposta adequada. Ela sabe qual é o contexto do nosso bate-papo.
O Comando: Aprenda
O contexto que criamos para o Portal do Colaborador é o seguinte:
Aprenda: Nosso time é responsável pelo Portal do Colaborador na empresa. É um produto que tem como objetivo concentrar toda a vida do profissional em um único lugar e facilitar a interação deste com a sua organização.
Nesse primeiro momento nós não queremos que ele informe nada. Não estamos pedindo opinião de nada, queremos apenas que ele aprenda o contexto da nossa conversa. A resposta do Bard (atual Gemini) foi
Ok, compreendido! Seu time é responsável pelo Portal do Colaborador da empresa, um produto que visa centralizar a vida profissional do colaborador em um único local, facilitando a interação com a organização.
Em seguida, passei uma lista de personas que utilizamos para a Inteligência Artificial. O prompt foi o seguinte.
Aprenda: Eu quero pedir ideias para novas funcionalidades desse portal. Ele já existe e nós utilizamos personas. Apenas aprenda quem são essas personas.
Aqui o Gemini (vou chamá-lo assim já que é o nome atual) já deu algumas sugestões. Muito boas inclusive. Vou disponibilizar neste link um arquivo com parte das personas que utilizamos, as perguntas que eu fiz e as respostas da IA.
Os diferentes tipos de respostas
As ferramentas de IA no geral apresentam mais de uma resposta para uma pergunta. No Gemini, ele as chama de rascunhos, o Copilot, estilo de conversa. Já o ChatGPT faz uma combinação de valores entre Temperatura (menos ou mais determinístico) e criatividade.
Em suma, podemos pedir para que a IA seja mais precisa em suas respostas ou mais criativa. Por exemplo, quando eu quis saber qual é o Método Ágil mais utilizado, eu preciso de uma resposta precisa. Agora, como eu quero criar funcionalidades eu peço para a IA se comportar de forma criativa.
Passo 2: Informando o backlog anterior
Esse não é um produto novo. Já existia um backlog para ele e não queríamos que a Inteligência Artificial gerasse histórias repetidas ou algo que não conseguíssemos fazer. Então exportamos as histórias do nosso Taiga no formato csv (Comma-separated values, ou, em português: valores separados por vírgulas). Informamos o conteúdo desse arquivo para a IA. O prompt utilizado foi: Aprenda. Esse é o backlog das funcionalidades que já existem.
Aqui precisamos falar de algo interessante. Estamos utilizando a versão não paga de todas as ferramentas que citamos anteriormente. Como tudo que é gratuito há algumas limitações. O backlog real desse produto possui mais de 300 histórias de usuário e foi alimentado durante quase 5 anos. Após esses anos iniciais o produto ganhou novas funcionalidades através de sistemas de chamado, solicitações, pesquisas de opinião, entre outros. O ideal seria utilizar todo esse conteúdo para que a Inteligência Artificial fosse mais precisa. Todavia, nas versões gratuitas é um trabalho hercúleo. Aqui você tem duas opções.
Utilizar amostras
Se preferir continuar utilizando a versão gratuita das ferramentas, você terá que trabalhar com amostras para não ter que ficar copiando e colando blocos de informações.
Partir para ferramentas pagas
Todas as ferramentas que citei acima possuem versões pagas. No geral, as versões pagas permitem que você utilize o estado da arte em termos da IA, além de integrações com outras ferramentas como Microsoft Excel ou Google Spreadsheet. Nesse caso você poderá simplesmente informar um link e ele consumirá todo o conteúdo dos arquivos que você está informando.
Passo 3: Utilizando a Inteligência Artificial para criar um backlog.
Agora que a IA já conhece as personas e o backlog anterior, podemos pedir para ela criar histórias para nós. O prompt informado foi o seguinte: Com base nas personas e nas histórias que informei, crie pelo menos 20 novas histórias de usuário que podemos implementar no Portal.
Vou colocar aqui a resposta da IA e vou dizer se implementamos, descartamos ou apenas acrescentamos no Backlog.
20 Novas Histórias de Usuário para o Portal do Colaborador:
Persona: Carlos Colaborador
- Como colaborador, desejo poder ver meu saldo de férias e folgas disponíveis no Portal do Colaborador, para que eu possa me planejar melhor. [DESCARTADA, JÁ EXISTIA]
- Como colaborador, desejo poder solicitar abonos de faltas e outros tipos de licenças diretamente no Portal do Colaborador, para que eu não precise ir ao RH pessoalmente. [DESCARTADA, JÁ EXISTIA]
- Como colaborador, desejo poder acessar informações sobre o plano de saúde da empresa, como cobertura e rede credenciada, no Portal do Colaborador, para que eu possa ter acesso rápido a essas informações quando precisar.[IMPLEMENTADA]
- Como colaborador, desejo poder consultar meu holerite online a qualquer momento, para que eu possa acompanhar minhas finanças pessoais com mais facilidade.[DESCARTADA, JÁ EXISTIA]
- Como colaborador, desejo poder participar de pesquisas de clima organizacional e outras pesquisas internas através do Portal do Colaborador, para que eu possa dar minha opinião sobre a empresa e ajudar a melhorar o ambiente de trabalho. [BACKLOG]
Persona: Georgia Gestora
- Como gestora, desejo poder acompanhar o andamento das solicitações de férias dos meus colaboradores no Portal do Colaborador, para que eu possa garantir que a equipe esteja sempre funcionando. [DESCARTADA, JÁ EXISTIA]
- Como gestora, desejo poder ver o histórico de desempenho dos meus colaboradores no Portal do Colaborador, para que eu possa tomar decisões mais assertivas sobre desenvolvimento e promoções. [BACKLOG]
- Como gestora, desejo poder enviar feedback individual para meus colaboradores diretamente no Portal do Colaborador, para que eu possa fornecer feedback construtivo e ajudá-los a se desenvolverem profissionalmente. [IMPLEMENTADA]
- Como gestora, desejo poder acessar informações sobre a folha de pagamento da minha equipe no Portal do Colaborador, para que eu possa acompanhar os custos da equipe e tomar decisões mais estratégicas. [IMPLEMENTADA]
- Como gestora, desejo poder solicitar treinamentos para meus colaboradores através do Portal do Colaborador, para que eu possa investir no desenvolvimento da equipe. [BACKLOG]
Persona: Cátia Conta Certa
- Como colaboradora, desejo poder fazer simulações de investimentos no Portal do Colaborador, para que eu possa tomar decisões mais inteligentes sobre meu dinheiro. [DESCARTADA, SEM CAPACIDADE TÉCNICA]
- Como colaboradora, desejo poder receber dicas de educação financeira no Portal do Colaborador, para que eu possa aprender a administrar melhor minhas finanças. [BACKLOG]
- Como colaboradora, desejo poder declarar minhas despesas dedutíveis do imposto de renda diretamente no Portal do Colaborador, para que eu não precise ir a um contador. [BACKLOG]
- Como colaboradora, desejo poder acompanhar o andamento da minha declaração de imposto de renda online, para que eu saiba quando ela estará pronta. [IMPLEMENTADA]
- Como colaboradora, desejo poder receber notificações sobre vencimentos de contas e boletos no Portal do Colaborador, para que eu nunca mais atrase um pagamento. [IMPLEMENTADA COM MODIFICAÇÕES]
Persona: Tiago TI
- Como técnico de TI, desejo poder acessar uma base de conhecimento com soluções para problemas comuns de TI no Portal do Colaborador, para que eu possa resolver problemas mais rapidamente. [IMPLEMENTADA]
- Como técnico de TI, desejo poder receber notificações sobre novas solicitações de suporte no Portal do Colaborador, para que eu possa atender os colaboradores com mais agilidade. [DESCARTADA, JÁ EXISTIA]
- Como técnico de TI, desejo poder comunicar o andamento das solicitações de suporte aos colaboradores diretamente no Portal do Colaborador, para que eles não precisem ficar ligando. [DESCARTADA, JÁ EXISTIA]
- Como técnico de TI, desejo poder gerar relatórios sobre as solicitações de suporte recebidas, para que eu possa identificar os problemas mais frequentes e tomar medidas para preveni-los. [IMPLEMENTADA]
- Como técnico de TI, desejo poder participar de fóruns online com outros técnicos de TI no Portal do Colaborador, para que eu possa trocar conhecimentos e experiências. [BACKLOG]
Saldo dessas sugestões: 7 descartadas, 7 implementadas porque achamos que eram excelentes adições. 6 foram para o Backlog. A maioria porque precisamos de pessoas de outros times antes de implementá-las.
Utilizando versões avançadas da Inteligência Artificial
Fizemos o mesmo experimento, porém agora utilizando o Gemini Advanced que é a versão paga da ferramenta da Google. Os prompts ficam um pouco diferentes já que podemos utilizar o acesso dessa ferramenta às Planilhas do Google Spreadsheet.
Contexto para a IA
Apenas aprenda: Nosso time é responsável pelo Portal do Colaborador na empresa. É um produto que tem como objetivo concentrar toda a vida do profissional em um único lugar e facilitar a interação deste com a sua organização.
Informando as personas
Aprenda. Eu quero pedir ideias para novas funcionalidades desse portal. Ele já existe e nós utilizamos personas. Apenas aprenda quem são essas personas.
Essas personas estão neste link: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1tFffvDSKdDGbSHPdcJ_IzLgR88LMlSXeaTPfr4j8C7c/edit#gid=180185557
No caso real utilizamos o link exato, aqui compartilho uma planilha apenas de exemplo.
Informando o Backlog
Apenas aprenda quem são essas personas. As funcionalidades já construídas estão em: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1tFffvDSKdDGbSHPdcJ_IzLgR88LMlSXeaTPfr4j8C7c/edit#gid=124756459
No caso passamos o mega backlog o que foi criado nos 5 primeiros anos, e as solicitações feitas no sistema de chamados.
Resposta da Inteligência Artificial avançada
Não vou colocar toda a resposta aqui porque ficou enorme, pois a IA dessa vez criou até os critérios de aceitação. Vou colocar um exemplo aqui que achei muito interessantes.
Eu, enquanto Carlos Colaborador, desejo encontrar facilmente atividades culturais que me interessam, como shows, peças de teatro e oficinas, para me manter ativo, socializado e em harmonia com minha família.
Critério de Aceitação:
- O portal deve ter uma agenda completa e fácil de usar, com filtros por tipo de atividade, data, local e faixa etária.
- As informações sobre cada atividade devem ser claras e completas, incluindo data, hora, local, preço, programação e público-alvo.
- Carlos deve poder salvar suas atividades favoritas em uma lista de desejos para consulta posterior.
- O portal deve recomendar atividades personalizadas para Carlos, com base em seus interesses e histórico de buscas.
Achei particularmente interessante porque é um item factível com base no histórico de itens que temos no backlog e considerou aspectos da persona, pois “Carlos é um homem casado, 2 filhos, tem uma vida profissional intensa”.
Conclusão
A Inteligência Artificial é muito útil para gerar novas funcionalidades de produtos que temos. Inclusive quando estamos sem ideias para ele. Entretanto, como vimos é uma copilota. Ainda é necessário um ser humano para avaliar as sugestões que elas dão. Algumas histórias foram excelentes, mas outras nem tanto. Vou dar um exemplo: “Eu, enquanto pessoa aposentada, quero me conectar com outras pessoas da minha idade para fazer novas amizades e compartilhar experiências.”.
É interessante, sim, mas está bem fora do escopo. A IA é a copilota, mas você é o pilota / a pilota.
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