Reuniões eficientes não são difíceis de fazer, mas quem nunca participou de uma que poderia ter sido um e-mail? De acordo com um estudo da Universidade da Carolina do Norte, funcionários passam cerca de 18h semanais em reuniões e 31% deles recusariam os convites, se pudessem. Isso acontece porque as pessoas não se preparam, acabam marcando um horário e deixam a reunião acontecer sem uma pauta realmente definida.
Para melhorar o seu fluxo de trabalho e fazer com que você tenha reuniões eficientes com a sua equipe ou clientes, separamos algumas dicas.
6 dicas para ter reuniões eficientes
1. Entenda o tipo de reunião e o fluxo da sua empresa.
Dentro de uma empresa, existem diversas formas de se comunicar com os colegas: e-mail, chat, reuniões presenciais, chamadas telefônicas, entre outras. O teor da comunicação e o número de pessoas que ela envolve podem te ajudar a decidir qual canal será melhor utilizar.
Além disso, existem diversos tipos de reuniões:
- de Planejamento: geralmente onde é traçado um plano de ação para um projeto
- de Feedback: os gestores fazem uma devolutiva ao colaborador
- de Informação: há muitos exemplos de dados e informações que precisam ser transmitidos para toda a equipe, mas que não podem ser relegados apenas a um e-mail ou mensagem
- de Brainstorming: a equipe tem como objetivo listar o máximo de ideias possível, colocando tudo no papel, sem julgar nem restringir suas possibilidades
- de Treinamento: reuniões marcadas para instruir a equipe, seja no uso de um novo software, na realização de novos processos, aquisição de alguma habilidade ou qualquer outra coisa do tipo
Alguns desses encontros não precisam necessariamente virar uma reunião.
2. Avalie a necessidade
Antes de agendar uma reunião, faça três perguntas a si mesmo:
- Esta reunião é um recado? Se sim, precisa ser dado presencialmente ou pode ser enviado por e-mail?;
- Esta reunião vai discutir opiniões e compartilhar decisões?;
- Meu time está sobrecarregado? O quanto essa reunião vai sobrecarregá-lo ainda mais?
É interessante entender o momento que o seu time está passando para não atrasar o cronograma da equipe.
3. Tenha os objetivos claros em uma pauta
Uma forma de saber se a reunião foi realmente eficiente é avaliar os tópicos resolvidos da pauta inicial. Então, antes de agendar a reunião, responda às perguntas:
- Qual problema desejo resolver?
- O que eu desejo discutir nesta reunião?
- Quais resultados e ações eu desejo ter claro ao fim da reunião?
Com estas perguntas você conseguirá definir uma pauta, que pode ser uma lista com todos os tópicos que devem ser abordados. Tente definir a prioridade e o tempo para cada tópico.
A ordenação das prioridades e controle do tempo por assunto evita que a equipe se disperse falando de temas não relacionados, e também ajuda os colaboradores a pensarem rapidamente em soluções.
4. Defina um plano de ação
Reuniões eficientes devem resolver problemas. Portanto, o produto final de uma reunião deve ser um plano de ação, que deverá conter todas as tarefas a serem executadas, com seus respectivos responsáveis e prazos pré-estabelecidos.
Quando falamos de produtos, é comum termos reuniões de acompanhamento. Neste caso, o objetivo final da reunião é claro: garantir que os prazos estejam sendo cumpridos, e evitar que qualquer desvio no planejado prejudique a continuidade das demais atividades.
5. Aplique técnicas eficazes de facilitação
Ser um facilitador é tornar o espaço de reuniões, cerimônias e cadências um espaço que propicie o debate, a confiança e, principalmente, a geração de resultados. Para isso, é importante mapear contextos e climas; promover a inovação, colaboração e aprendizagem das pessoas e times; e gerar discussões pertinentes, focadas em resultados, mantendo a leveza nas interações.
A K21 oferece o treinamento Técnicas de Facilitação para gestores, consultores e membros de times que busquem compreender mais sobre como melhorar a interação entre seus pares.
6. Afaste-se de detalhes
Quando a pauta de reunião tiver muitos itens e participantes, foque em definir o primordial. Tomadas as primeiras decisões, procure marcar outra reunião para decidir os detalhes da operação – focando o restante do seu tempo no que há de mais importante a ser discutido sobre a pauta principal.
Bônus: melhore as reuniões de retrospectiva
Quando utilizamos o SCRUM é comum termos reuniões de retrospectiva ao fim de cada sprint. Esses encontros podem gerar intimidações, principalmente se você ainda está aprendendo o processo. Porém, ao consertar continuamente os itens pequenos, seu time fica mais feliz, mais produtivo e passa menos tempo lidando com dores de cabeça recorrentes.
No treinamento Retrospectivas Criativas e Eficazes você aprende a levar suas retrospectivas para o próximo nível! Neste treinamento, você aprenderá a coordenar reuniões de retrospectiva dinâmicas, criativas e instigantes, levando as equipes a realmente identificar oportunidades de melhoria, criar planos de ação e implementar mudanças efetivas e metrificadas. Além disso, você conhecerá diferentes tipos de retrospectivas e aprenderá a escolher a melhor opção para o seu time de trabalho.
Como você pôde ver, ter reuniões eficientes não é um bicho de sete cabeças. Com as dicas deste artigo você conseguirá melhorar a comunicação com o seu time e ainda evitar desgastes desnecessários, além de gastos de tempo e dinheiro.
